Vul het formulier in en klik op bevestigen om de brochure te ontvangen

Laat je gegevens achter. Wij informeren je zodra er nieuwe data bekend zijn.

Cultuur als kritische succesfactor

‘Onze inrichting hebben we prima op orde. Maar het werkt niet.

Het is niet uit het nieuws weg te denken; organisaties met tegenvallende resultaten, noodgedwongen bezuinigingen en zelfs insolventie en uiteindelijk faillissement. Bestuurders haasten zich te wijzen op externe omstandigheden die daar debet aan zijn en wassen graag de handen in onschuld. Tuurlijk, er is in veel gevallen sprake van onheil van buiten. Niet zelden is dat echter te voorzien en kun je erop voorsorteren. Opereer je in een turbulente omgeving waarbinnen het lastig voorsorteren is, dan komt het op je wendbaarheid en je weerbaarheid aan.

De meeste organisaties hebben hun planning & controlproces ingericht in de geest van guru’s als Anthony, Merchant en Deming. Ze richten hun organisatie naar de toekomst, zorgen voor een bijpassende inrichting om het planmatig te benaderen, meten de verrichtingen op doelmatigheid en doelgerichtheid en corrigeren waar nodig op doel, plan en uitvoering. De regelkring is gesloten, het ‘relais’ heeft gewerkt. Einstein heeft ons echter ruim een eeuw geleden al duidelijk gemaakt dat ‘als je blijft doen wat je deed, je blijft krijgen wat je kreeg’. In de praktijk betekent dat een organisatie die te weinig weet voor te sorteren daarom vooral moet reageren op ontwikkelingen in de context; zowel binnen als buiten de organisatie. In een turbulente omgeving ben je dan al gauw een speelbal.

Dat probleem wordt gelukkig wel erkend en krijgt ook opvolging. De oplossing wordt echter vooral gezocht in een verbeterde inrichting. De afdeling Finance & Control krijgt de opdracht dichter op de bal te gaan zitten. Processen en procedures worden aangescherpt en afwijkingen gesanctioneerd. Maatregelen die vooral ‘extrinsieke motivatie’ tot gevolg hebben en als een ‘moetje’ worden ervaren. En zeg nou zelf, hebben we niet allemaal een hekel aan het werkwoord moeten?

Wil je wendbaarheid en weerbaarheid verbeteren dan komt het niet op de eerste plaats op de inrichting aan maar vooral op of die inrichting wel werkt. De structuur straktrekken heeft weinig zin. Het komt vooral aan op de intrinsieke motivatie van betrokkenen, en daarmee op het gedrag van de organisatie. En dat gedrag is niet zo maakbaar als financials graag zouden willen. Over het gedrag van organisaties zijn hele boeken geschreven en dat hier uitvoerig bespreken, gaat te ver. Wel is het interessant op om een drietal cultuur- en gedragsaspecten kort in te zoomen.

 

  1. First time right

Menig financial is onopgemerkt veel van zijn/haar tijd kwijt met het repareren van fouten die elders ontstaan. Dat kan zijn door foute boekingen, slordigheid, nonchalance en desinteresse. De aanleverende partij is zicht onvoldoende bewust van de consequenties van ‘over de schutting’ maar dat wordt ook onvoldoende duidelijk gemaakt.

 

  1. Motivatie

Dat heeft veel te maken met de mate waarin de aanleverende partij gemotiveerd is om iets juist, volledig en vooral tijdig aan te leveren. Bedenk daarbij dat deze het ook niet ziet als een hoofdtaak en zeker een zonder prioriteit. Als iets moet vanuit een proces dan is hij/zij extrinsiek gemotiveerd. Voor intrinsieke motivatie gelden drie pijlers; de belangrijkste in dit verband is ‘purpose’; het waarom. Vrij vertaald ‘als ik mijn bijdrage lever, wat word ik daar dan wijzer van’. Het antwoord op die vraag is simpel; betere en vooral tijdige managementinformatie.

 

  1. Afspraak is afspraak

Waar financials van huis uit plichtsgetrouw zijn en procedures volgen, is dat voor veel andere afdelingen en rollen anders. Daar werken vooral mensen met een extravert karakter met een grote behoefte aan autonomie (een van de andere pijlers onder motivatie) en allesbehalve een oriëntatie op interne processen. Die worden ervaren als hinderlijk en lastig. Het is dan ook zaak de hoeveelheid procedureafspraken tot het minimum te beperken maar betrokkenen er wel aan te houden.

 

  1. Aanspreken op gedrag.

In de praktijk betekent dit de andere aanspreken op zijn/haar gedrag en dat blijft nogal eens achterwege met alle gevolgen van dien. De weeffout in de aanlevering of de boekingsgang blijft bestaan en vaak worden eerder benodigde correctieslagen opgenomen in het proces dan het aanpakken en het verhelpen van de weeffout.

 

  1. Feedback en feedforward

Dat aanspreken op gedrag kan op basis van feedback en feedforward en met name bij feedback gaat het al snel fout. In onze volksaard vinden we het normaal dat iets goed gaat en mopperen we als het fout gaat. Feedback heeft dan ook een negatieve lading. Bedenk dat extrinsiek gemotiveerde collega’s aanslaan op erkenning en waardering. Een compliment voor wel op tijd en correct aanleveren doet dan ook wonderen. Zo’n compliment willen ze wel vaker. Zorg dat feedback feitelijk is en doe het zo mogelijk direct. Een hulpje daarbij is het 4G model:

– Geconstateerd gedrag; de boekingen zijn weer fout
– Gevoel: ik heb er last van en vind het niet collegiaal van je
– Gevolg: de management rapportage is te laat om niet compleet
– Gewenst gedrag: spreken we af dat het de laatste keer is?

De kans bestaat dat betrokkene niet veel later de afspraak alweer vergeten is. Het is dan zaak om op tijd weer in zijn/haar ‘werkgeheugen’ te zitten en dat doe je met feedforward. ‘Lukt het om die uren volgende week op tijd bij me te hebben; ik reken erop’.

Heb je de inrichting op orde en werkt deze ook, dan ben je veel minder tijd kwijt met het verleden en het hier en nu. Er is dus meer tijd over voor wat er echt toe doet; helpen bij het voorsorteren.

 


Waarom deelnemen aan het programma Planning & Control 2.0?
De cursus biedt een unieke kans om met een frisse blik naar je planning & control-cyclus te kijken. Door in te zoomen op cultuur, motivatie en samenwerking krijg je handvatten om niet alleen efficiënter te werken, maar ook echt waarde toe te voegen aan je organisatie.

Zeker in een dynamische omgeving waarin flexibiliteit en aanpassingsvermogen cruciaal zijn, is deze cursus een must voor iedere financiële professional die voorop wil lopen.

Bekijk het programma hier.


 

Bekijk meer nieuws