Btw-fraude in de autosector: kwetsbaar, maar te voorkomen
Michel van Roon (Novatrade24) over datagedreven checks, wat accountants vaak missen en cultuur.
De autobranche is een aantrekkelijke sector voor fraudeurs. Wat maakt de combinatie van hoge bedragen, snelle transacties en internationale schakels zo kwetsbaar?
“Alles staat of valt bij een juist proces ter voorkoming van ongewenste betrokkenheid bij btw-fraude of witwassen,” zegt Michel van Roon MSc, oprichter en mede-eigenaar van Novatrade24. Hij bouwde zijn carrière in automotive retail en remarketing en helpt vandaag dealers, leasemaatschappijen en handelaren om internationaal compliant te opereren. We gaan met hem in gesprek over kwetsbaarheden in de keten, blinde vlekken bij accountants en hoe proces en cultuur fraude helpen voorkomen.
“Je wilt niet achteraf bewijzen dat je te goeder trouw was, je wilt vooraf aantoonbaar compliant zijn.”
– Michel van Roon, oprichter en mede-eigenaar complianceplatform Novatrade24
Waarom de autobranche zo aantrekkelijk is voor fraudeurs
Van Roon nuanceert meteen: btw-fraude is niet “standaard” in de internationale autohandel. “Die perceptie lijkt wel eens te ontstaan en dat doet het vakgebied geen recht.” Tegelijk is de combinatie van grote geldstromen, hoge omloopsnelheid en internationale tussenhandel wél een magneet. “Het is inderdaad een aantrekkelijke markt voor fraudeurs. De reden dat criminelen de export bij voertuigen interessant vinden om te misbruiken, is met name omdat het om grote bedragen gaat. Verder is het in de internationale autohandel niet vreemd als een voertuig via tussenhandelaren in verschillende landen uiteindelijk aan een eindverbruiker wordt verkocht. Criminelen weten dat ook. Juist door via verschillende landen te leveren ontstaat een spoor dat lastiger te onderzoeken is door officiële instanties.”
Hij licht toe hoe een dergelijke ABC-transactie werkt: “A verkoopt aan B in het buitenland tegen het 0%-tarief, B verkoopt het voertuig aan C mét btw. B laat het bedrijf failliet gaan en steekt de btw in zijn zak. B is vaak een bedrijf dat maar even bestaat of is een bedrijf van een katvanger. C vraagt de betaalde btw terug en levert het voertuig tegen het 0%-tarief weer door aan A. Het tijdstip dat je bedrijf B failliet laat gaan kun je zelf bepalen. Je kunt de carrousel dus zo vaak laten draaien als je wilt en dan er met de poet vandoor gaan. Zijn alle partijen onderdeel van de fraude, dan hoeft het voertuig de facturen niet eens fysiek te volgen.” Met een gevoel voor understatement: “Je kunt je voorstellen dat als je dit in hoge volumes doet hier veel btw-geld mee ‘verdiend’ kan worden.”
“Om te bewijzen dat je níet wist of níet had kunnen weten dat de tegenpartij fraudeerde, is een veel uitgebreider exportdossier nodig.”
Wat accountants vaak missen
Veel accountants en finance professionals hebben beperkt zicht op de actuele btw-regels bij export. Volgens Van Roon wringt het in de dossiervorming. “Het probleem van de btw-regels bij export is dat er formele regels zijn en regels die in de loop van de tijd zijn ontstaan door gerechtelijke uitspraken, uitspraken van belastinginspecteurs en de branchevereniging (BOVAG). Het is voor accountants zeer lastig om deze inzichten continu te volgen.”
Veel accountants veronderstellen dat een KvK-uittreksel, een kopie van het identiteitsbewijs en een VIES-check (VAT Information Exchange System) voldoende documentatie is voor een exportlevering met 0%-tarief. “Maar zodra er een verdenking is van btw-fraude bij de belastingdienst, moet de ondernemer bewijzen dat hij niet wist of niet had kunnen weten dat de tegenpartij fraudeerde.” En daar wringt de schoen, zegt hij. “Om te bewijzen dat je níet wist of níet had kunnen weten is een veel uitgebreider exportdossier nodig. Veel accountants zijn daar niet van op de hoogte. De Belastingdienst geeft echter geen concrete handleiding. Het is voor accountants essentieel om op de hoogte te zijn van deze ‘aanvullende’ btw-vereisten omdat wanneer er een betrokkenheid bij btw-fraude wordt vermoed, er een inval of controle is en het dossier te ‘arm’ is, het voor de ondernemer in de regel ingrijpende gevolgen heeft.”
Van Roon zet de mogelijke gevolgen op een rij:
1. Aansprakelijkheid & sancties: “Hij kan met zo’n arm dossier onvoldoende aantonen dat hij níet wist of níet had kunnen weten dat hij zaken deed met fraudeurs. Afhankelijk van de grootte van het probleem kan hij hiervoor zakelijk verantwoordelijk worden gesteld met boete of vervolging. Niet zelden wordt echter ook beslag gelegd op privébezittingen. En ook persoonlijke vervolging, zoals bestuurdersaansprakelijkheid, behoort tot de mogelijkheden.”
2. Accountant afgewezen: “De Belastingdienst accepteert een accountant niet meer die heeft verzuimd de audit uit te voeren volgens de laatste inzichten. De ondernemer staat er alleen voor en moet op zoek naar een nieuwe accountant.”
3. Duur alternatief: “De ondernemer gaat op zoek naar een nieuwe accountant. Die wil zijn vingers niet branden aan zo’n dossier, dus weigert vriendelijk of accepteert onder de voorwaarde dat zo’n beetje elk dossier door zijn of haar vingers gaat. De kosten voor de ondernemer lopen daarmee dus buitenproportioneel op.”
4. Vertraging en imagoschade: “Vertraging in het behandelen van zijn dossier, met alle mogelijke schade, zoals publicitaire schade, tot gevolg.”
De gevolgen zijn duidelijk, én voorkomen is beter dan genezen, zegt Van Roon nadrukkelijk: “Je wilt niet achteraf bewijzen dat je te goeder trouw was, je wilt vooraf aantoonbaar compliant zijn.”
Vergroot je kennis over fraude, gedrag en integriteit
Voorkom reputatie- en financiële schade met scherper inzicht in fraude, signalen en menselijk gedrag:
1.Training: Fraude op de werkvloer: gedrag, signalen en aanpak
2.Webinar: De psychologie van fraude en geheimen
3.Cursus: Update over fraude en ethiek voor controllers en CFO’s
Ontdek meer opleidingen rond thema’s als fraude, compliance en integriteit bij Sijthoff Accountants Academy. Bekijk het volledige overzicht.
Van beleid naar praktijk: zo richt je je proces in
Goedwillende bedrijven willen onbedoelde betrokkenheid bij fraude voorkomen. Van Roon maakt duidelijk dat alles staat of valt bij een juist proces ter voorkoming van ongewenste betrokkenheid bij btw-fraude of witwassen. “Het KYC-proces (Know Your Client) moet altijd via een vast protocol plaatsvinden en bij voorkeur ook gebaseerd zijn op het vier-ogen-principe. Dus mensen controleren elkaar,” stelt hij. Dat gaat verder dan papier: “Het protocol beoordeelt niet alleen het bedrijf op papier, maar het gaat veel breder. Denk daarbij aan een controle of het bedrijf wel geschikt is om auto’s te verhandelen. Maar ook of het bedrijf wel online vindbaar is en hoe lang het bestaat.”
En daarna komt het exportdossier: “Dit betreft alleen nog maar het KYC-deel. Het exportdossier dient minimaal drie VIES-checks te hebben op verschillende momenten in het proces; bij order, factuur en ophalen voertuig, maar ook het juist registreren van CMR, het internationale wegvervoersdocument. Kortom, een zeer uitgebreid protocol.”
Minstens zo belangrijk is cultuur. “Elimineer prikkels die onzorgvuldig handelen veroorzaken. Dat kan een beloningsstructuur zijn zonder volumebonus om zo geen prikkel te geven aan onzorgvuldig handelen om een bepaalde bonus te realiseren. Maar denk ook aan een open-deurbeleid van de directie waar medewerkers zonder problemen hun twijfels kwijt kunnen.
Maar wat te doen als je toch verdacht wordt? Een verkeerde verdenking kan al enorme schade aanrichten. “Dan is ondersteuning door een gespecialiseerd jurist het beste advies. Heb je je zaken op orde, dan heb je minder te vrezen. Dat is waar Novatrade24 op inzet. Heb je je proces niet op orde, dan ben je kwetsbaar. Elke situatie is anders en vraagt om een eigen strategie. Welke daarbij het beste past, daarvoor zijn ervaringsdeskundigen en specialisten die hierbij kunnen assisteren.” Van Roon benadrukt dat Novatrade24 als onafhankelijk platform die rol niet op zich neemt.
“Lijkt het verdacht, dan is het waarschijnlijk verdacht.”
Herken integriteitsrisico’s vroegtijdig
Gevraagd naar de eerste rode vlaggen die op interne of externe integriteitsrisico’s wijzen, is Van Roon stellig: “Een niet-geldige VIES-check is een harde ‘red flag’.” Maar ook subtielere signalen tellen, denk aan:
● Mismatch bedrijfsactiviteit: Een bedrijf dat relatief veel voertuigen koopt, maar eigenlijk geen autohandel in de handelsbeschrijving heeft staan.
● Cash-intensief betalen: Bedrijven die graag met ‘veel cash’ betalen -> opletten dat het geen witwassen is.
● Derdenrekening: Bedrijven die betalen via een andere rekening dan ze initieel hebben opgegeven (waarom komt het geld daar vandaan?)
● Onlogische locatie: Bedrijven die geen locatie hebben die past bij een autobedrijf (bij een flatgebouw kun je geen trailer voertuigen lossen)
● Kort bestaand bedrijf: Bedrijven die slechts kort bestaan, kunnen een risico vormen.
● Brievenbusadres: Bedrijven die gevestigd zijn op een locatie waar veel meer ‘handelsbedrijven’ zitten
● Niet-courant wagenpark: Bedrijven die voertuigen kopen die eigenlijk in het land waar ze naar toe gaan niet ‘courant’ zijn.
● Prijsinsensitief: Kopers die ‘te gemakkelijk’ met een prijs akkoord gaan of misschien zelfs ‘te duur’ kopen.
En, zegt Van Roon: “Tenslotte gevoel. Lijkt het verdacht, dan is het waarschijnlijk verdacht.”
Een futureproof exportproces: de bouwstenen op een rij
Van Roon benoemt de belangrijkste componenten voor een robuust, fraudeweerbaar en schaalbaar exportproces:
✔ Onafhankelijk KYC-proces
“Ten eerste bestaat een robuust exportproces uit een onafhankelijk KYC-proces. Een zorgvuldige analyse van het bedrijf, de bestuurders en de mensen die namens het bedrijf inkopen. Denk daarbij niet alleen aan KvK, maar ook aan internetaanwezigheid en de fysieke locatie waar het bedrijf gevestigd is.”
Daarbij adviseert hij standaard een ID-verificatie. “Verifieer de contactpersonen van het bedrijf aan de hand van hun ID en controleer vervolgens op aanwezigheid op AML-lijsten, PEP-lijsten of sanctielijsten. Dit om te voorkomen dat je te maken krijgt met identiteitsfraude en met mensen waarvan op voorhand bekend is dat ze al verdacht zijn. Een kopie van het identiteitsbewijs volstaat hier niet.”
Naast het KYC-profiel van de verkoper wijst Van Roon ook op het digitaal vastleggen van het gehele exportdossier. “Van order, betaling tot levering inclusief foto van transport en transporteur. En mogelijk het allerbelangrijkste, het goed vastleggen van de aankomst van het voertuig in het land waar naartoe is geëxporteerd. Alles in overzichtelijke stappen en met de juiste controlevragen voor medewerkers om zeker te zijn dat er een compliant exportdossier ontstaat.”
✔ Van individueel protocol naar brancheprotocol
“Ondernemers hebben nu allemaal een eigen protocol. Elk protocol is anders en dus is het voor de Belastingdienst, maar ook in toenemende mate banken, mogelijk om tekortkomingen te constateren en daar in het slechtste geval je op te sanctioneren. Novatrade24 streeft ernaar om een ‘brancheprotocol’ te worden waarmee alle exporteurs gaan werken. Daarmee neemt de branche zelf het heft in handen om integer te werken. En zijn er aanvullende wensen van autoriteiten, dan wordt het protocol voor iedereen tegelijk aangepast.”
✔ Big data analyse
Gewenst is een analyse van alle transacties op mogelijke frauderisico’s. “Dat kunnen frequent ontbrekende CMR-documenten zijn. We volgen echter ook alle bedrijven die geen automotive NACE-codering hebben. Doen ze toch veel autohandel, dan past de NACE-code niet en moet de ondernemer dat kunnen verklaren. Als platform kun je dat constateren. Als individueel autobedrijf niet.”
Alle inzichten die middels deze data-analyse worden gerealiseerd, worden 1-op-1 met alle deelnemers gedeeld: “One for all, all for one. De exporterende ondernemer wordt zo in staat gesteld betere transactiebeslissingen te nemen op basis van de geanonimiseerde ervaringen van andere handelaren.” Van Roon licht met twee treffende voorbeelden toe dat het platform als community werkt:
1. VIES-trackrecord als betrouwbaarheidssignaal
“Heeft iemand al 10 transacties gedaan, dan zijn er op het platform minimaal 30 VIES-checks gedaan. Zijn die allemaal positief, dan zegt dat iets over deze onderneming. Zonder het delen van deze data zou een individuele ondernemer dat niet weten en het risico misschien onnodig hoger inschatten dan nodig.”
2. CMR-discipline als 0%-tariefrisico
“Dit geldt ook voor het zorgvuldig omgaan met CMR. Een exportdossier is niet compleet zonder een getekende CMR bij aankomst in het buitenland. Is een koper slordig met het terugsturen van zo’n CMR en komt dat bij meerdere platformgebruikers voor, dan wordt dat met de deelnemers gedeeld. Leveren tegen 0%-tarief is dan een veel hoger risico. Ook hier geldt weer dat een individuele ondernemer geen ervaring heeft met de koper of potentiële koper, maar het gehele netwerk wel.”
✔ Integriteitsimpuls internationale handel
Door deze ‘rating’ beschikbaar te maken voor alle platformgebruikers wordt indirect ook het juiste gedrag van kopers gestimuleerd. Van Roon vervolgt: “Heeft de internationale koper een correcte werkwijze met vlotte retournering van getekende CMR, dan is zakendoen met zo’n handelaar minder risicovol. Is het een rommeltje, dan is leveren tegen 0% en of zonder borg een te groot risico. De internationale koper zal dan met een borg moeten kopen, waardoor hij of zij het werkkapitaal minder efficiënt inzet dan wanneer er tegen 0% gekocht kan worden. Concreet uitgewerkt met €50.000 werkkapitaal kan tegen 0% bijvoorbeeld 5 auto’s van €10.000 worden gekocht. Moet je borg betalen dan representeert €50.000 werkkapitaal maar 4 auto’s. Het is dus voor de kopende internationale handelaar van groot belang om een zo goed mogelijke rating te hebben. Dat vergroot zijn winstpotentieel.”
Lees ook: Risicomanagement heruitgevonden: van beheersen naar waarde creëren.
Over Michel van Roon MSc.
Oprichter en mede-eigenaar Novatrade24 & GO Remarketing Solutions
Michel is een automotive retail- en remarketingprofessional met een MSc Economie (Erasmus Universiteit Rotterdam). Hij was Used Car & Remarketing Manager bij General Motors en richtte een consultancy op waarmee hij fabrikanten, banken en leasemaatschappijen in heel Europa adviseerde. Als medeoprichter van GO Remarketing Solutions ontwikkelt en levert hij SaaS-oplossingen voor occasionverkoop, remarketing en serviceabonnementen. Met Novatrade24 bouwt hij aan een complianceplatform dat internationale autohandel betrouwbaar en fraudebestendig maakt.
Maak kennis met Michel via LinkedIn.
Novatrade24: Vertrouwen en onafhankelijkheid
Complianceplatform Novatrade24 stelt onafhankelijk KYC-profielen vast en voorkomt belangenconflicten rond transacties. Het exportdossier-protocol is volledig gedigitaliseerd en zó geautomatiseerd dat afsluiten pas kan zodra alle vereiste documenten en bewijzen zijn vastgelegd. Hiermee is voor ondernemers en accountants altijd een compliant exportdossier geborgd.
Dossiers zijn 24/7 digitaal beschikbaar en worden minimaal 10 jaar bewaard. Het KYC- en exportdossier is door PwC beoordeeld en compliant bevonden. Resultaat: betere inzichten voor ondernemers én zekerheid voor accountants. Adviseer als accountant jouw klanten het Novatrade24-platform te gebruiken voor snel, eenvoudig en aantoonbaar compliant exportdossiers.
Meer informatie of vragen over Novatrade24?
Neem contact op met Michel van Roon via mvanroon@novatrade24.com of ga naar novatrade24.com.